Hace meses que no escribo una celda de Excel. Y no porque haya dejado de usar los datos que vivían en esos Excels: porque todo lo que hacía a mano en ellos ahora lo hace la IA, y yo solo reviso. Aquí te cuento cómo se llega ahí, con el caso más gordo que he automatizado y la parte que casi nadie te cuenta: el rodaje.
Qué significa automatizar Excel con IA
No hablo de que un chat te escriba una fórmula. Hablo de que los procesos que hoy viven en hojas de cálculo (cierres, conciliaciones, informes, listas que se rellenan a mano cada mes) se ejecuten solos y a ti te llegue el resultado para revisar.
La herramienta con la que yo lo hago es Claude Code: lee tus archivos, escribe programas que los procesan y los deja ejecutándose en automático. Pero el esquema vale con cualquier stack.
El caso real: un cierre mensual de 8 horas que ahora corre solo
En Barner (mi empresa de gafas) vendemos por Shopify a toda la Unión Europea. El cierre contable de cada mes eran mínimo un día completo de trabajo, ocho horas. Treinta facturas: veintinueve países europeos más el global de fuera de Europa.
Y lo que había detrás de esas 8 horas, todo a mano:
- Analizar los IVAs de cada país, normales y reducidos, detectar los que Shopify no cargaba bien y rehacer el ajuste según lo que pide Hacienda.
- La conciliación con las pasarelas de pago.
- Las gift cards: las que se usaron y las que se emitieron.
- Quitar los pagos manuales, que son regalos o compensaciones a clientes.
- Y encima el Intrastat, que también es obligatorio: asignar un peso a cada producto para la declaración.
Hoy ese cierre corre solo la madrugada del día 1 de cada mes. Descarga los pedidos, aplica los IVAs por país, cruza los pesos de producto contra Odoo para el Intrastat, y deja las facturas en borrador para que Juliana, de contabilidad, revise y presente. Un día entero de trabajo mecánico convertido en un rato de revisión.
La parte que nadie te cuenta: el rodaje
La transición no es inmediata, y quien te diga lo contrario no lo ha hecho nunca.
Durante dos o tres meses, esa automatización la ejecutas tú a mano, mes a mes, viendo dónde falla y dónde no, y perfeccionando. Después Juliana, al hacer las presentaciones, detecta fallos que yo no había visto, y desde ahí seguimos corrigiendo. Cada mes la skill sale mejor.
Es el mismo patrón con todo lo que he automatizado: el primer día no es perfecto, y tu trabajo es decirle "oye, se te ha olvidado esto" o "esto lo tienes mal". La diferencia con formar a una persona es que aquí la corrección se queda grabada para siempre.
Por dónde empezar el lunes
Mi consejo para alguien que vive en Excel es más simple de lo que esperas: coge cualquier Excel con el que trabajes, ponlo en una carpeta, abre esa carpeta con Claude y pídele las cosas que harías tú normalmente en ese Excel. Ordénalo, sácame los totales por cliente, dime qué filas están mal.
Y aquí va la idea que me cambió la forma de trabajar: la automatización no viene de pensar "¿qué puedo hacer con la IA?". Viene de coger todo lo que ya haces y preguntarte "¿cómo haría esto con la IA?". Es al revés. No busques casos de uso en internet; tu lista de tareas de esta semana ES la lista de casos de uso.
No es solo el cierre: la lista crece sola
Lo interesante es lo que pasa después del primer proceso. Cuando el cierre de Shopify empezó a correr solo, el patrón se repitió con todo lo que antes era un Excel y una mañana perdida:
- El Intrastat mensual (la declaración de movimientos intracomunitarios) se genera solo el día 1 y deja el borrador del email listo.
- Las facturas recibidas de proveedores: antes se picaban a mano; ahora se leen solas del buzón, se registran en el ERP en borrador y se archivan por mes.
- El stock del almacén: cada semana se procesa el Excel que nos manda el operador logístico y se cruza con el ERP, con un resumen los lunes.
Ninguno de estos procesos era "un proyecto de IA". Eran Excels con una persona delante. Por eso insisto en la idea de arriba: la lista de automatizaciones ya la tienes, se llama tu rutina.
Cuándo tiene sentido (y cuándo no)
Tiene sentido en todo lo que se repite con la misma estructura: cierres, conciliaciones, informes periódicos, limpiezas de datos, cruces entre sistemas. La regla: si este mes vas a hacer lo mismo que el mes pasado con números distintos, es automatizable.
No lo fuerces en análisis puntuales que haces una vez y no repetirás: ahí es más rápido pedirle a Claude que te ayude en el momento que montar una automatización. Y ojo con automatizar un proceso que aún no dominas: primero entiende el proceso, luego automatízalo.
Preguntas frecuentes
¿Necesito saber programar? No. Yo no vengo de desarrollo. Le describes el proceso a Claude en tu idioma y él escribe y ejecuta el código. Tu trabajo es explicar bien el proceso y revisar el resultado.
¿Y si el Excel es un desastre (celdas combinadas, pestañas raras)? Funciona igual, y de hecho es de lo que mejor hace: entiende estructuras caóticas que romperían cualquier macro. Aunque si el proceso es tuyo, aprovecha para ordenarlo de paso.
¿Sustituye a mi gestor o a contabilidad? No, les cambia el trabajo. En mi caso Juliana dejó de picar datos y ahora revisa y presenta. La responsabilidad fiscal sigue siendo humana; la mecánica, no.
¿Excel o Google Sheets? Indiferente. La IA lee los dos. Yo uso Sheets para lo compartido y archivos locales para los cierres.
En la academia de DigitalBrain enseño estos flujos paso a paso con mis casos reales, y cada día resumo lo que importa en IA en digitalbrain.email.
Relacionado
